Comunicaciones efectivas

COMUNICACION TELEFONICA EFECTIVA

Si cuando hablamos cara a cara con alguien, muchas veces tenemos problemas para que nos entiendan, es aún más complicado cuando nos comunicamos telefónicamente.
Este aparato con más de 120 años de edad se ha converdido en una herramienta indispensable en la oficina o en el hogar, sin embargo, utilizarlo bien implica cumplir con algunas normas de comportamiento y cortesía que muy pocos practican. Veamos cuáles son.

AL RESPONDER
Cuando responda una llamada, si es su teléfono, diga su nombre y apellido. Si es un teléfono de su oficina responda con el nombre de su departamento ó área y su nombre, ejemplo: "Departamento de Mantenimiento, Taller de Soldadura, Carlos Pérez".

La voz es el único medio que le une con su interlocutor. Recuerde que la otra persona no lo está viendo y por lo tanto su imágen no le ayudará a causar una buena impresión. Procure hablar con claridad, lo suficientemente alto para que la otra persona le escuche, sin llegar al extremo de gritar. Una voz amable y cálida reemplaza la sonrisa en la comunicación cara a cara. Procure que su voz sea agradable al oído de su interlocutor. Y algo sumamente importante: no pretenda que quien le conteste reconozca su voz; identifíquese sin esperar a que la otra persona adivine quien es usted.

Si usted responde al teléfono de un compañero de trabajo diga primero el nombre de él y luego el suyo, ejemplo: "Oficina del señor Castro, habla Carlos Pérez". Demuestre voluntad de servicio, dígale a la persona que llama cuando regresará su compañero o el sitio dónde lo puede encontrar. Cuando su compañero no se encuentra en su oficina evite dar explicaciones como "No ha llegado aún a su oficina", esto puede crear una impresión equivocada de su área de trabajo y de la Compañia. En estos casos es aconsejable responsder: "El señor Castro no está en su oficina en este momento, Quiere dejarle agún mensaje? . Al tomar un mensaje, anote la fecha, la hora, el nombre y el número del teléfono de quien llama. Estas son reglas de cortesía que se aplican para todos los compañeros de trabajo, no sólo para las secretarias.

AL LLAMAR
Cuando usted llama a alguien a su oficina es para tratar asuntos de trabajo, por lo tanto sus llamadas deben ser breves. Cuando una persona tiende a prolongar la conversación sin ningún motivo, dígale que usted tiene una cita que cumplir y finalice la llamada. De igual manera dígale a las personas que llaman con frecuencia a qué horas prefiere recibir sus llamadas y pregúnteles a qué horas prefieren ellos recibirlas.

Si el motivo de su llamada no puede expresarse brevemente, consulte al interlocutor si dispone del tiempo que usted necesita; de lo contrario acuerde una hora para repetir la llamada. No alargue innecesariamente las conversaciones. Si usted ha llamado, las reglas de cortesía indican que debe tomar la iniciativa de la despedida. Cuando haga llamadas fuera de la oficina tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
· Confirme el número. Revise el número a llamar en el directorio o en su lista personal. Ahorrara tiempo si hace una lista personal de los números de teléfono que utiliza con mayor frecuencia.
· Haga sus propias llamadas. Demuestra interés y ahorra tiempo.
· Identifíquese. No espere que los demás lo reconozcan por la voz. Diga su nombre, así se comienza bien la conversación.